پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

بررسی نقش زیر ساختهای لازم جهت پیاده سازی سیستم اتوما سیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

1-1. مقدمه

سازمان ها را در عصر جدیداز بکارگیری سیستم های کامپیوتری وتکنولوژی اطلاعات ورسانه های پیش رفته گریزی نیست وآینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق وصحیح ،محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده واز تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند (صرافی زاده،1380).

هر مدیری به دنبال بهبود وضعیت فعلی و پیشرفت سازمان تحت مدیریت خویش می باشد، بدیهی است کلیه تصمیمات و تغییرات در تمامی سازمانها و شرکتها اعم از خصوصی، غیر خصوصی و غیر انتفاعی در این راستا صورت می پذیرد. .مدیران دریافته اند اجرای تغییرات به خودی خود کار چندان مشکلی نیست، بلکه دستیابی به اهداف تغییر ، اجرای موفق آن و فراهم آوردن زمینه ها و عوامل موفقیت است که نیازمند بررسی،ارائه استراتژی ، تامین منابع لازم و… می باشد.

در اين فصل به تشريح بيشتر موضوع تحقيق و دلايل توجيه كننده لزوم انجام اين پژوهش پرداخته شده است. در اين چارچوب ابتدا مسئله‌اي كه اين تحقيق در صدد بررسي آن است بيان مي‌شود، سپس گزاره هاي تحقيق، شامل اهداف و فرضيات بيان مي‌گردد. پيشينه و طرح تحقيق نيز به بيان تحقيقات مشابه و روش انجام تحقيق مي پردازند، در انتهای فصل اول با تعريف واژگان عملياتي وقلمرو تحقیق به پايان مي رسد.

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

1-2. بيان مساله

امروزه در عصر سرعت و ارتباطات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي(Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . علاوه بر این خود موضوع ارتباطات نيزازاين موضوع مستثنی نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد(خامه چی،1386).

تحول چشمگير فناوري اطلاعات در دو دهه اخير موجب بروز تحولاتي ژرف در عرصه ديوان سالاري جا افتاده و بسيار نيرومند سنتي گرديده است و انتظارات كارگزاران و ارباب رجوع را از زمان، هزينه و روش انجام کارها دگرگون ساخته است. تأمين رضايت ذينفعان اين نظام در سطوح مختلف و کاربران با نيازها و توقعات گوناگون با روش هاي پيشين ناممکن است. اين است كه اکنون ما شاهد جنب و جوشي فراگير براي پاسخ گويي به اين انتظارات با به کارگيري فناوري اطلاعات در سطوح مختلف هستيم.(ecep.ir)

در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني (چه داخلي و چه خارجي) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي‌شود .(خامه چی،1386)

با توجه به ايجاد شبكه ها و با توجه به اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزی با شبكه هاي فوق پشتيباني مي‌شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد(خامه چی،1386)

در ميان نظامهاي مكانيزه، سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بخش قابل توجهي از سيستم‌هاي نرم افزاري موجود در بازار هستند كه به صورت فراگير در سازمانهاي دولتي و خصوصي، راه اندازي شده يا در شرف استقرار مي‌باشند. هر روز به تعداد کاربران اين سيستم‌ها اضافه ‌شده و سازمان‌ها به سرعت سيستم‌های سنتی و دستي خود را با سيستم‌های جديد و مکانيزه جايگزين مي‌کنند. بستر سخت افزاري و نرم افزاري مناسب، انتظار مكاتبات بدون كاغذ را براي ايجاد سهولت در كار كاربران و نيز سرعت بخشيدن به انجام امور اداري به وجود آورده است(ecep.ir).

با توجه به اینکه یکی از مهمترین ویژگیهای عصر حاضر شتاب فزاینده تحولات علمی، تکنولوژیکی، اجتماعی و…در آن است و از سویی تقریباً در همه جوامع از نهاد آموزش و پرورش انتظار می رود که ضمن استفاده از تجربه پیشینیان، سر منشاء تغییرات ونوآوریهای اجتماعی باشد،زیرا سازمان آموزش وپرورش بنا بر رسالت خود زیربنای اصلی دیدگاههای اجتماعی را پدید می آورد وبنابراین اگر در این راه کوشش وجدیت متعارف را به عمل آورد،توقع وانتظار نوآوری در جامعه سهل تر خواهد بود.

این مطلب بدان معنی است که سازمان آموزش وپرورش باید بتواند علاوه بر هماهنگ نمودن خود با تحولات جامعه امروزی سمت وسوی دگرگونیها وتغییرات آینده را پیش بینی نموده وتغییرات را در جهت ایجاد تحولات مطلوب در آینده ،هدایت نماید.در همین راستا یکی از رویکردهایی که می تواند در جهت پاسخگویی به نیاز فوق در نظامهای آموزشی مفید واقع گردد وامروزه در بسیاری از کشورهای توسعه یافته اجرا شده ویا در حال اجرا شدن است،گسترش استفاده از فناوری اطلاعات وارتباطات در نظامهای آموزشی وبه تبع آن استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در مدارس است .(توما،1369)

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا

در حال حاضر از تکنولوژی فناوری اطلاعات وارتباطات در سطح مدارس شهرستان آستارا در حد ثبت نام دانش آموزان در سیستم یکپارچه مدارس(سناد) و ثبت نام در سیستم های مشابه (داناب) استفاده می شود.همچنین به تازگی تعدادی از مدارس منتخب شهرستان از سیستم مدارس هوشمند (تابلوهای الکترونیکی،رایانه،ویدئو پروژکتور) برخوردار گشته اند ولی کماکان کلیه مکاتبات مدارس به روش سنتی ودستی صورت می گیرد.

با توجه به موارد یاد شده این تحقیق به دنبال شناخت عوامل مؤثر و میزان تأثیر این عوامل در پیاده سازی واجرای موفق سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا می باشد.دراین تحقیق، زیر ساختهای لازم که به عنوان متغیر مستقل مطرح است با ابعاد فرهنگ سازمانی،دانش ومهارت کارکنان،تشریح دقیق کار دستی و وجود زیر ساختهای سخت افزاری ونرم افزاری مورد ارزیابی قرار می گیرند و پیاده سازی مؤثر اتوماسیون اداری به عنوان متغیر وابسته مد نظر است،همچنین متغیرهای جنس، سن، سطح تحصیلات وپست سازمانی نیز به عنوان متغیر های فرعی (جامعه شناختی)در نظر گرفته شده است.

جامعه آماری مورد نظر عبارتند از عوامل اجرایی مدارس شامل: مدیر،معاونین اجرایی،فناوری،آموزشی،پرورشی ، مشاوران ومربیان بهداشت کلیه مدارس دولتی که امکانات اولیه برای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری را دارا هستند.